La gestion des bénévoles lors du Festival Lumière : plus d'un millier de bénévoles mobilisés.
Pour sa 12ème édition, le Festival Lumière s’est doté de la solution proposée par Recrewteer pour la gestion des bénévoles. Une collaboration constructive pour les deux entités dans leur quête de perfectionnement mutuel.
Lyon, capitale cinématographique
430 séances, 190 films projetés dans 60 lieux de la Métropole lyonnaise. Du 10 au 18 octobre dernier, Lyon est devenu la capitale du cinéma le temps d’une semaine. Un rendez-vous annuel qui fait rayonner toute l’agglomération lyonnaise grâce aux nombreuses salles mobilisées, et qui touche un large public.
Des célébrités au rendez-vous
Des rétrospectives, des conférences, des nuits thématiques ou encore des master class. Chaque spectateur trouve ainsi son bonheur, le tout dans une ambiance conviviale. Chaque séance est présentée par une personnalité issue du monde du cinéma, du spectacle ou de la musique. Il y a des projections toute la journée. Malgré le contexte sanitaire cette année, la manifestation a su une nouvelle fois attirer une pléiade de stars pour accompagner la projection des films. Jacques Audiard, Fanny Ardant, Irène Jacob ou encore Albert Dupontel avait répondu présents.
Le festival est organisé pour les vrais amateurs de cinéma. Il possède aujourd’hui une renommée internationale. Pour cette 12ème édition, nous avons accueilli plus de 200.000 festivaliers dans 48 lieux autour de Lyon. Chaque année, un prix est remis pour toutes les œuvres d’un réalisateur ou d’un acteur
Coordinatrice des bénévoles
Des profils bénévoles riches et variés
Afin d’assurer une pleine réussite de l’évènement, l’équipe d’organisation a la chance de pouvoir s’appuyer sur plus de 870 bénévoles répartis sur les différents pôles et salles de projection. Des volontaires de tout âge et de tout horizon, soucieux d’apporter leurs aides et partager de bons moments cinématographiques entre amis ou en famille.
On a vraiment tous les profils. Nous avons tout type de bénévole : des étudiants, des demandeurs d’emploi, des actifs et des retraités. Leur but est avant tout de profiter des projections mais également de rencontrer du monde. Ce qui est sympa c’est que nous avons beaucoup de gens issus de la même famille qui souhaite partager un bon moment ensemble.
Coordinatrice des bénévoles
Un logiciel pour la gestion des bénévoles
Soucieux de simplifier la gestion des bénévoles, le festival a débuté sa collaboration avec Recrewteer, la solution de gestion des bénévoles qui est devenue une référence en quelques mois seulement. Une belle collaboration qui a pu aboutir sur une solution digitale modulable et simple d’utilisation. Le programme bénévole a été entièrement digitalisé dans le logiciel Recrewteer et pas moins de 120 postes ont été créés à l’aide de la solution. Les équipes ont pu collaborer en temps réel dans la solution sans se soucier des problèmes de mise à jour.
La gestion des bénévoles est un gros travail de fond. Nous travaillons à la base sur des fichiers Excel à mettre à jour constamment. Une méthode qui au fil des années est devenue obsolète au regard du nombre croissant de bénévoles. Nous sommes donc entrés en contact avec Recrewteer. La solution était encore en développement mais elle nous a rapidement séduits par sa simplicité. Au fil des mois, nous avons pu l’expérimenter et apporter notre contribution à l’évolution du logiciel. C’était très intéressant pour nous de participer à l’évolution de Recrewteer en participant à la création du produit.
Coordinatrice des bénévoles
Nous avions par le passé testé d’autres logiciels de gestion des bénévoles mais ces derniers ne nous correspondaient pas vraiment. Chaque évènement possède ses particularités. Le plus de Recrewteer est de pouvoir proposer une solution personnalisable et facile à prendre en main avec une véritable écoute des interlocuteurs.
Astrid
Coordinatrice des bénévoles
Une communication personnalisée
Une plateforme qui a véritablement séduit les organisateurs mais également les bénévoles présents sur le terrain. De la phase d’inscription en amont de l’évènement à la gestion des missions et du planning au quotidien, chacun a pu rester en contact permanent grâce à une communication ciblée.
Cette collaboration constructive aura donc été positive à la fois pour le festival Lumière, soucieux de moderniser son système de gestion des bénévoles, mais également pour Recrewteer, toujours en quête de perfectionnement de son logiciel. De quoi offrir désormais une belle vitrine aux nouveaux organisateurs en recherche d’une solution digitale personnalisée pour la gestion de leurs volontaires.
Nous n’avons eu que des retours positifs de la part de nos bénévoles. Le système de communication par e-mailing et SMS aura été très efficace. De notre côté, nous avons gagné du temps et évité les erreurs dans la gestion des plannings avec le système de mise à jour permanente. Ce fut un vrai gain de temps et une source d’erreur en moins.
Olivia
Coordinatrice des bénévoles
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