Affectation des bénévoles à des postes

Assignez vos bénévoles à des postes facilement et sans erreur grâce à notre module d’affectation des bénévoles. 

Interface dédiée

Affectez vos volontaires à des missions facilement à l’aide d’une interface intuitive. L’interface dédiée aux assignations vous propose, d’un côté la fiche bénévole avec les réponses aux questions du formulaire, et de l’autre côté, l’ensemble des postes qui corespondent aux disponibilités de votre bénévole. Obtenez en temps réel, le remplissage de vos postes pour encore plus d’efficacité et de réactivité.    

Affectation intelligente

Recrewteer vous propose un « matching intelligent » entre vos bénévoles et vos postes. À chaque bénévole, nous affichons les postes qui correspondent aux disponibilités des bénévoles, à leurs souhaits mais aussi aux conditions d’accès. L’affectation intelligente vous aide à éviter les erreurs lorsque vous affectez vos bénévoles à chaque poste.

Notification e-mail

Une fois votre bénévole affecté, il entre dans une liste d’envoi. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les affectations à vos bénévoles, vous avez une fonction qui vous permet de le faire en un clique.  Un e-mail est alors envoyé avec un récapitulatif des affectations. L’e-mail contient l’ensemble des informations relatives aux postes : sa description du poste, son emplacement et  le nom de son référent. 

Espace bénévole dédié

Vos bénévoles accèdent à un espace dédié et sécurisé pour retrouver l’ensemble de leurs affectations. Ils peuvent également modifier les informations relatives à leurs profils et mettre à jour leurs disponibilité si ils le souhaitent. L’espace bénévole peut être aussi bien hébergé chez nous ou bien intégré au sein même du site internet de votre événement via une iframe pour une totale transparence (marque blanche). 

Affectation à partir d'un bénévole

Dans la vidéo ci-dessous, nous vous présentons comment fonctionne l’affectation à partir d’un bénévole. L’interface vous permet d’affecter des bénévoles très rapidement et sans erreur puisque les créneaux qui sont sur le même horaire sont automatiquement grisés.

Affectation à partir d'un poste

Dans la vidéo ci-dessous, nous vous présentons comment fonctionne l’affectation d’un bénévole en partant du poste. La fonction va permettre de rechercher automatiquement les bénévoles qui peuvent être éligible au poste sélectionné. L’interface affichera uniquement les bénévoles disponibles sur l’heure à laquelle se déroule le poste ainsi que les bénévoles éligiblent au poste (conditions d’accès). 

de nombreux organisateurs d'événements nous font confiance

Le mot de notre super UX designer

La conception de l'interface du module d'affectation des bénévoles dans Recrewteer était stratégique pour nous. C'est l'un des aspects où clairement les organisateurs perdent énormément de temps. Le challenge dans ce projet est la multitude d'informations que nous devions afficher au sein d'un seul écran : totalité des postes, leurs taux de remplissage ainsi que l'ensemble des informations relatives à la fiche bénévole : réponses aux questions du formulaire, souhaits et disponibilités du bénévole mais aussi afficher les commentaires internes (très important lorsque qu'il y a plusieurs administrateur sur le programme bénévole). Après de longues heures de réflexion, des centaines de prototypes, je me suis inspiré de l'application de dating Tinder : le "Swipe and Match". Ce qui était pertinent car la finalité de ce module est le matching entre postes et bénévoles.

Jean-Charles

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