Affectation

Affecter des bénévoles et du staff à des missions

Notre solution de gestion de bénévoles et de staff vous permet d’affecter facilement et sans erreur des bénévoles à des missions

Affectez les bénévoles en quelques clics en fonction de leurs dispos et leurs souhaits

Interface dédiée

Affectez vos volontaires à des missions facilement à l’aide d’une interface intuitive. L’interface dédiée aux assignations vous propose, d’un côté la fiche bénévole avec les réponses aux questions du formulaire, et de l’autre côté, l’ensemble des missions qui correspondent aux disponibilités de votre bénévole. Obtenez en temps réel, le remplissage de vos postes pour encore plus d’efficacité et de réactivité. 

Affectation intelligente

Recrewteer vous propose un “matching intelligent” entre vos bénévoles et vos postes. À chaque bénévole, nous affichons les postes qui correspondent aux disponibilités des bénévoles, à leurs souhaits mais aussi aux conditions d’accès. L’affectation intelligente vous aide à éviter les erreurs lorsque vous affectez vos bénévoles à chaque poste.

Envoi des affectations par e-mail & SMS

Une fois votre bénévole affecté, il entre dans une liste d’envoi. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les affectations à vos bénévoles, vous avez une fonction qui vous permet de le faire en un clic.  Un e-mail est alors envoyé avec un récapitulatif des affectations. L’e-mail (personnalisable) contient l’ensemble des informations relatives aux missions : sa description du poste, son emplacement et  le nom de son référent.

Espace bénévole dédié

Vos bénévoles accèdent à un espace dédié et sécurisé pour retrouver l’ensemble de leurs affectations. Ils peuvent également modifier les informations relatives à leurs profils et mettre à jour leurs disponibilité si ils le souhaitent. L’espace bénévole peut être aussi bien hébergé chez nous ou bien intégré au sein même du site internet de votre événement via une iframe pour une totale transparence (marque blanche). 

Nous avons choisi Recrewteer pour avoir un CRM avec une vraie base de données, de la partie inscriptions jusqu’à l’envoi des éléments d’affectation. L’atout principal du logiciel est pour nous cet aspect matching des besoins et fonction du profil et de la disponibilité des bénévoles. Nous allons pouvoir éviter les erreurs et avoir un vrai suivi. Nous avons des postes avec de vraies spécificités et des compétences à associer (parler anglais par exemple). On s’adresse qui plus est à des personnes connectées, il fallait donc faire évoluer notre système.

Bastien de Marcillac

Plusieurs possibilités d'affecter les bénévoles

Depuis le bénévole

Vous partez du bénévole et le système vous propose les créneaux qui matchent aux critères

Depuis un créneau

La solution recherchent l’ensemble des bénévoles disponibles sur le créneau sélectionné

Affectation en masse

Vous pouvez créer des groupes de bénévoles et leur attribuer des affectations à plusieurs

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La conception de l'interface du module d'affectation des bénévoles dans Recrewteer était stratégique pour nous. C'est l'un des aspects où clairement les organisateurs perdent énormément de temps. Le challenge dans ce projet est la multitude d'informations que nous devions afficher au sein d'un seul écran : totalité des postes, leurs taux de remplissage ainsi que l'ensemble des informations relatives à la fiche bénévole : réponses aux questions du formulaire, souhaits et disponibilités du bénévole mais aussi afficher les commentaires internes (très important lorsqu’il y a plusieurs administrateurs sur le programme bénévole). Après de longues heures de réflexion, des centaines de prototypes, je me suis inspiré de l'application de dating Tinder : le "Swipe and Match". Ce qui était pertinent car la finalité de ce module est le matching entre postes et bénévoles.

Cofondateur & UX Designer – Recrewteer

Une solution complète et modulable
pour faire de votre événement un succès

Recrewteer est une solution toute en une de gestion de bénévoles et d’équipes spécialement pensée pour les organisateurs d’événements

Planifiez l’ensemble de vos missions et rédiger les fiches de postes pour une vue 360° sur l’événement. Centralisez toutes les informations dans une seule et unique solution.

Recruter les bénévoles, le staff et gérer les inscriptions des partenaires, VIP, prestataires pour regrouper l’ensemble des parties prenantes autour de l’événement. 

Assigner rapidement et sans erreur les bénévoles et les équipes sur des missions à l’aide d’un module de ‘matching’ simple, intuitif et ultra innovant.

Communiquer efficacement avec l’ensemble de vos équipes (bénévoles, staff, partenaires…) à l’aide d’un module d’envoi d’e-mails et de SMS intégré à Recrewteer.

Pilotez votre événement d’une main de maître pour un événement 100% maîtrisé : t-shirts, repas, hébergement, matériel, pointage, application pour les mobiles.

Générez en un clic des documents personnalisés : plannings, fiches de missions, listings des bénévoles, badges personnalisés pour être prêt pour le jour J.

Gérez l’ensemble de vos accréditations et synchronisez l’ensemble des informations vers des systèmes de cashless ou de contrôle d’accès pour une information temp réel.

Générez en un clic vos plannings, fiches de missions, listings des bénévoles, badges personnalisés pour être prêt pour le jour J.

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