Gestion bénévole : l'Ultra Marin choisit la solution "ultra" innovante de Recrewteer
Se lancer dans un tour complet du Golfe du Morbihan en arpentant des sentiers d’une baie labellisés. La 18ème édition de l’Ultra Marin se déroulera du 29 juin au 02 juillet 2023.
Différentes épreuves sont proposées aux participants dans un cadre convivial et naturel. Pour ce rendez-vous 2023, les organisateurs utiliseront Recrewteer pour la gestion bénévole.
Gestion des Bénévoles Festival
6 défis pour tous les niveaux autour du Golfe du Morbihan
Un ultra-trail autour d’une des plus belles baies du monde, le Golfe du Morbihan. L’Ultra Marin offre aux concurrents un parcours original aux paysages magnifiques en passant sur des petites plages comme au milieu des rochers où à travers des bois de pins. Les 9000 participants seront attendus sur les différents formats de course (175km, 100km, 56km, 34km, Marche Nordique 29km). Une nouvelle édition riche en nouveautés puisque pour la première fois depuis 2013, l’épreuve reine, le Grand Raid changera de sens pour faire une boucle d’une seule étape depuis le port de Vannes.
Notre trail a été créé en 2005. Au fil des années, nous avons ajouté plusieurs formats pour pouvoir attirer les passionnés de trail. Nous avons aujourd’hui 6 courses chronométrées et une course solidaire avec en plus une marche nordique. Notre événement attire de plus en plus de coureurs. Nous espérons cette année accueillir entre 8500 et 9000 coureurs sur nos différents parcours.
Responsable de l’événement — Ultra Marin
Un engouement des bénévoles dans tous l’Ouest
Plongés au cœur de l’événement, les bénévoles font partie intégrante de la réussite de l’Ultra Marin. Nuit et jour, ils accompagnent les coureurs dans leur effort à travers des postes stratégiques tels que le ravitaillement, la sécurité ou le médical. Près de 1500 personnes sont ainsi mobilisées tout au long du parcours sur des postes riches et variés (serre-file, responsable de poste, zone de départ & d’arrivée, logistique, remise de dossard, balisage, PC Course). Des bénévoles qui n’hésitent pas à venir d’autres régions pour participer à ce grand rendez-vous breton.
Sur le circuit, nous avons environ 1500 bénévoles mobilisés. Notre mission s’alterne de jour et de nuit. Nous avons actuellement 2 niveaux : les responsables et les bénévoles. Les 80 responsables gèrent soit des secteurs soit des postes précis à l’image du village. Nos missions sont assez classiques avec notamment de la sécurité, du ravitaillement, des navettes, la remise des dossards & cadeaux, le paramédicale. Historiquement, nos équipes étaient issues des villes aux alentours mais désormais nous accueillons également des personnes qui viennent spécialement pour notre évènement. Depuis notre développement, nos équipes tentent à se rajeunir également.
Responsable de l’événement — Ultra Marin
Une gestion bénévole centralisée et innovante avec Recrewteer
Conscients de l’augmentation croissante de bénévoles au fil des années, les organisateurs ont choisi en 2023 de profiter de la solution développée par Recrewteer pour gérer l’ensemble de leurs équipes. Un logiciel qui leur permettra de centraliser l’ensemble des données et informations en un seul et même endroit. Une gestion digitalisée afin de planifier et de gérer plus sereinement l’ensemble des équipes sur le terrain.
La gestion de 1500 bénévoles devenait compliquée à gérer avec des fichiers Excel. Nous avions de nombreux documents chacun de notre côté, sans réel partage. Nous demandions dans un premier temps aux responsables de secteur de lister leurs bénévoles avant de tout synthétiser de notre côté. Un travail vraiment fastidieux. La solution Recrewteer va nous permettre désormais de profiter d’un espace centralisé regroupant l’ensemble des informations sur notre évènement (missions) mais également sur nos bénévoles (fiche profil). Cela nous aidera grandement pour notre suivi et notre gestion au quotidien. Sur les postes clés, l’application va nous aider à définir vraiment nos besoins et suivre notre recrutement pour pouvoir organiser sereinement notre trail. Nous avons également découvert grâce à nos échanges le module d'accréditation. Pour améliorer l’expérience bénévole, nous serions tentés de l’utiliser pour gérer l’ensemble des repas et supprimer les tickets. Ce serait vraiment gratifiant pour notre bénévole d’avoir son badge avec ses repas, ses affectations et ses dotations inscrites dessus.
Responsable de l’événement — Ultra Marin
Grâce à Recrewteer, l’Ultra Marin prendra un nouveau départ dans sa gestion bénévole en offrant une meilleure expérience aux organisateurs mais également aux bénévoles.
À propos de l'Ultra Marin
Organisé depuis 2005, l’Ultra Marin est un événement sportif organisé par l’association Ultra Marin Raid Golfe du Morbihan fin juin ou début juillet, autour du golfe du Morbihan, en Bretagne.
Son épreuve phare est un ultra-trail de 175 km partant et arrivant à Vannes et dont le parcours fait le tour de la baie en empruntant des chemins côtiers.
À propos de Recrewteer
La gestion bénévole avec Recrewteer devient un jeu d’enfant ! Les trails les plus prestigieux de France utilisent Recrewteer pour coordonner leurs équipes de bénévoles : Marathon du Mont-Blanc, Grand Raid des Pyrénées, UT4M, UTCAM 06, Échappée Belle, UTMJ, UTBV, Trail du Bélier…
La start-up montpelliéraine compte plus de 700 événements clients depuis la création de la solution en 2021.