Le guide de la gestion des bénévoles lors d'un événement

La gestion des bénévoles lorsque l’on organise un événement sportif ou culturel est un travail complexe qui demande énormément de temps à l’organisateur. Dans ce guide, nous avons rassemblé des conseils et des bonnes pratiques venant de divers organisateurs d’événements pour une gestion des bénévoles simple et efficace. 

Introduction

Sans bénévoles, pas d'événement !

La Gestion des Bénévoles

Avant de parler de gestion des bénévoles, il faut tout d’abord introduire un fait très important : sans bénévoles, pas d’événements.

En France, la quasi totalité des événements culturels ou sportifs n’existeraient pas sans la mobilisation de centaine voir de millier de bénévoles présent avant, pendant et après l’événement.

La Gestion des Bénévoles

Étape 1

Dresser un état des lieux

Cette étape vous permet de prendre du recul sur la partie opérationnelle de gestion des bénévoles. C’est un travail de réflexion qui doit se réaliser avec les différentes parties prenantes de votre organisation : parcours, sécurité, communication, chef de poste, informatique… 

Les deux objectifs de cette première étape est d’avoir une idée claire sur : le rétroplanning ainsi que sur le budget alloué à la gestion des bénévoles.

Gestion des Bénévoles

Rétroplanning

Le rétroplanning vous permet d’identifier les grandes étapes de votre projet de gestion des bénévoles dans le temps. Partez de la date de votre événement puis identifiez les étapes clefs à réaliser avant ou après : recrutement des bénévoles, commande des repas et des dotations pour les bénévoles, soirée bénévoles, l’envoi des affectations… 

Budget Gestion des Bénévoles

Budget

Mobiliser des bénévoles lors d’un événement à un coût qu’il est important d’estimer en amont de votre projet de gestion des bénévoles. Tout d’abord le temps passé à gérer les bénévoles est considérable. L’organisateur va s’équipper d’une solution de gestion de bénévoles, fournir une tenue à ses bénévoles, les héberger… 

Étape 2

Définir l'ensemble des missions bénévoles

Étape clef qui a pour objectif de lister l’ensemble des missions (postes) que vous allez avoir besoin lors de votre événement. Pour chaque mission, vous devez définir :

  • le nom de la mission, exemple : Contrôle des billets entrée nord 
  • un lieu, exemple : Zénith de Montpellier entrée nord
  • une description de la mission (c’est la fameuse fiche de poste)
  • une date et heure de début et une date et heure de fin 
  • le nombre de bénévoles nécessaire pour mener à bien la mission
  • un chef de poste (si besoin)

cartographie du dispositif bénévole

Si vous avez des missions sur plusieurs lieux, il peut être astucieux de placer l’ensemble des missions sur une carte pour avoir une vue 360° du programme bénévole.

Cartographie d'un dispositif bénévole
Cartographie d'un dispositif d'un bénvole dans le logiciel Recrewteer