La guía de la coordinación
de los equipos de voluntarios
Gestionar a los voluntarios cuando se organiza un acontecimiento deportivo o cultural es una tarea compleja y que lleva mucho tiempo al organizador.
En esta guía hemos recopilado consejos y buenas prácticas de varios organizadores de eventos para una gestión sencilla y eficaz de los voluntarios.
📚 Sumario
- El voluntariado, ¡un recurso sin igual!
- El ABC del voluntariado
- Facilitar una comunidad de voluntarios
- Diagnóstico y cartografía
- Calendario y retroplanificación
- Software de gestión de voluntarios
- Crear el formulario de inscripción: ¡la clave del éxito!
- Asignación y envío de misiones
- Formación y recepción en el sitio
- Y después
El voluntariado, un recurso inigualable
En Francia, cada año, cerca de 4 millones de personas se ofrecen como voluntarios para organizar un acontecimiento o durante un periodo determinado del año. Tanto si acuden por su pasión por una actividad cultural o deportiva como para conocer gente nueva, estos voluntarios dan su tiempo por un objetivo común: ¡el éxito de un acontecimiento!
El hecho de que sea un compromiso personal no significa que no exista un marco en torno al voluntariado.
Algunos principios que conviene recordar:
- El voluntariado es un compromiso elegido, lo que significa que las personas también deben decidir en qué medida desean implicarse (unas horas o toda la duración del acontecimiento), en qué misiones, etc.
- No existe ningún vínculo de subordinación entre la organización de un acontecimiento y los voluntarios que moviliza.
- No puede haber compensación económica por el voluntariado. Sí, esto puede parecer normal, pero debes tener en cuenta que el alojamiento de una persona o cualquier otra donación que pueda animar a la gente a implicarse en tu organización puede considerarse una compensación
Facilitar una comunidad de voluntarios
Los voluntarios de un evento suelen ser las personas más cercanas a su público y, en ocasiones, a sus invitados, por lo que el buen humor de sus equipos de voluntarios es una gran ventaja para el éxito del evento.
Además, no olvide que los voluntarios son también personas influyentes: si han disfrutado de la experiencia, hablarán de su evento a otras personas.
Por tanto, es importante estar disponible para la gente, dar sentido a su participación y valorar su compromiso. Esto requiere una buena organización para dejar de lado la parte administrativa y dedicar tiempo a la parte humana. Afortunadamente, una buena solución de coordinación de voluntarios ya es una verdadera ventaja.
💡Consejos
Lo ideal es que dispongas de un espacio en el lugar del evento para que los voluntarios puedan hacerte preguntas y reunirse contigo. Acuérdate de poner una cafetera, pasteles y, por qué no, sillas.
Organiza momentos de convivencia: ¡los aperitivos antes y/o al final de un evento son muy apreciados!
Promociona tu comunidad en tus redes 📷🎥.
Las etapas para un buen recibimiento
de tus voluntarios
Diagnóstico y cartografía
Lo primero que hay que hacer cuando se está a cargo de la organización del voluntariado de un evento es reunirse con todas las partes interesadas de la organización (recepción, bar, seguridad, comunicación, etc.) para identificar todas las necesidades de voluntariado del evento.
Calendario y retroplanificación
Entonces, ¡es hora de empezar a planificar! Tómate tu tiempo para preparar las distintas herramientas, ya que esto te ahorrará energía más adelante.
Una vez que sepas cuántos voluntarios necesitas para que tu acto sea un éxito y las diferentes tareas que tendrán que llevar a cabo, puedes empezar a elaborar un calendario de organización de los voluntarios:
- Lanzamiento del formulario de inscripción (y, a veces, fecha límite de inscripción)
- Reunión informativa para los voluntarios y distribución de los paquetes de voluntariado
- Fecha de envío de las asignaciones
- Fechas de las asignaciones: antes, durante y después del evento
- Fiesta de agradecimiento
Sobre la base de éste calendario, puede elaborar un pequeño plan de planificación a posteriori para encargar con tiempo las camisetas de los voluntarios, reservar el espacio que necesitará para las reuniones informativas, planificar los servicios de restauración para los voluntarios, etc.
Ahora puedes transferir los requisitos que has identificado a los distintos sectores de tu evento y crear tus categorías/puestos/plazas.
Para cada puesto indica :
- nombre del puesto
- categoría asociada (puede agrupar los puestos por tipo de misión – ejemplo: misiones de preparación / misiones de transporte / recepción del público y control de acceso)
- dirección
- descripción de la misión
- franjas horarias: fecha y hora de inicio y fecha y hora de finalización
número de voluntarios necesarios para llevar a cabo la misión
jefe del puesto
💡Consejos
Si ya has utilizado la solución Recrewteer para una edición anterior, ¡puedes duplicar tu evento cambiando las fechas! De esta forma, no tendrás que volver a crear los posts. Ten cuidado de actualizar cada puesto en función de las novedades de tu edición (horarios actualizados, cambio de requisitos, nuevos responsables, etc.)
Cualquiera que haya gestionado equipos de voluntarios te dirá que éste es el paso más importante. Su formulario contiene toda la información sobre los voluntarios (apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.), su disponibilidad y sus deseos de asignación. Dependiendo de su organización, tiene varias posibilidades para configurar su formulario. No olvide hacer todas las preguntas que necesitará más adelante: ¿tiene carné de conducir, qué talla de camiseta lleva, tiene una dieta especial? Cuanto más preciso sea su formulario, menos tendrá que enviar correos electrónicos a sus voluntarios para pedirles información.
💡Consejos
#1 No dudes en probarlo con tus compañeros, amigos, familia para que no se te olvide nada.
#2 ¡Puedes incluir una carta o acuerdo de voluntariado para descargar al final del formulario de inscripción!
Ya has creado la arquitectura de tu evento en la solución de gestión de voluntarios y tienes un buen número de voluntarios inscritos, ¡es hora de ajustar los deseos/disponibilidad de tus voluntarios a las necesidades de tu evento!
💡Consejos
Planea enviar las asignaciones unos días antes de tu evento para que tengas tiempo de hacer algunos cambios (siempre hay cambios en la disponibilidad de los voluntarios).
Formación y acogida en el lugar de los hechos
Reunión informativa
A menudo se programa una reunión informativa o una visita al lugar unos días antes del acontecimiento. Tradicionalmente, es el momento en que se distribuyen los paquetes de voluntarios (camisetas, acreditaciones, etc.). También es un momento de convivencia en el que se conoce a nuevos voluntarios, se responde a preguntas, se identifica a las personas que desean cambiar de tarea, etc. Piensa en contar con personas que te ayuden en la distribución para que estés disponible para hablar con los voluntarios.
Sobre el terreno
Ha llegado el momento, has estado preparándote durante semanas o incluso meses y ¡por fin empieza tu evento! Dependiendo de la naturaleza del evento, es probable que dediques parte del día a dar la bienvenida y dirigir a los voluntarios en sus distintas tareas, sustituir a los ausentes, distribuir los tickets de comida, visitar los distintos lugares para comprobar que todo va bien, llevar el mostrador de recepción de voluntarios, etc.
💡Consejos
La víspera del día D, envía un mensaje de texto a todo el equipo de voluntarios con un enlace a sus tareas, ¡así evitarás olvidos!
Mantente en sintonía tanto con los voluntarios como con los equipos organizadores, esto te permitirá anticipar ciertas necesidades y mantener un espíritu de cohesión.
No dudes en guardar un registro de tu evento con fotos, vídeos y/o testimonios de los voluntarios, esto te ayudará a comunicar la experiencia de voluntariado en tu evento y hará que nuevas personas quieran unirse al equipo el año siguiente.
Y luego...
🥂 La fiesta de los voluntarios
Los voluntarios que te acompañaron aportaron tiempo, energía y buen humor para el éxito de tu evento, ¡no olvides agradecerles! Es costumbre planear una pequeña fiesta o una copa para cerrar su participación y decirles el año que viene
El balance
Antes de partir hacia nuevas aventuras, no olvides hacer un balance: pide a los voluntarios su opinión sobre su experiencia de voluntariado y enumera los puntos que podrían mejorarse el año que viene, etc. No olvides mencionar el número de horas de voluntariado realizadas, ya que pueden tenerse en cuenta a efectos contables. Acuérdate también de preparar certificados de voluntariado para las personas que te lo pidan, de modo que puedan dar valor a su experiencia en sus currículos o en sus centros de enseñanza.
Esta guía para la gestión de voluntarios ha sido redactada por :
¿Listo para empezar?
Descubre nuestra solución gratuita de gestión de voluntarios
- No se requiere tarjeta de crédito
- No hay que instalar ningún programa