//retour d'expérience
Woodstower optimise la gestion des bénévoles avec Recrewteer
Woodstower était de retour en cet fin d’été 2022 à Lyon pour 5 jours et 4 soirées de concerts. Cette 23ème édition a été rythmée par la crème du rap et de l’électro. Une année de tous les records pour les organisateurs qui ont su attirer près de 43 000 festivaliers dans le cadre idyllique du Grand Parc Miribel Jonage. Un rendez-vous auquel s’est invité Recrewteer en fournissant pour la première fois aux organisateurs sa solution de gestion des bénévoles et du staff.
43000
Festivaliers
600
bénévoles
150
staff
5
jours de concerts
la crème du rap et de l’électro
A la croisée des influences entre le rap et l’électro, Woodstower est devenu le rendez-vous incontournable de la fin d’été à Lyon. Des concerts avec les têtes d’affiche du moment, des spectacles de rue décalés et une programmation diversifiée, font les atouts de ce festival rhodanien. Mené par l’association Woodstower, le rendez-vous à une nouvelle fois connu un vrai engouement cette année en réunissant près de 43 000 festivaliers.
Une communauté de bénévole
active
Pour assurer ce succès, 600 bénévoles et 150 personnels s’investissent quotidiennement sur les 5 jours du festival en amont, pendant et même après. Le tout dans une ambiance humaine et chaleureuse.
Au fil des années, nous avons réussi à créer une véritable communauté de bénévoles autour de notre festival. Au sein de nos membres, nous avons réussi à avoir une certaine mixité de profils. Nous essayons chaque année de les choyer et de créer un vrai lien de confiance avec les équipes.
Directeur général – Festival Woodstower
Des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et leurs attentes
Afin de simplifier et faciliter la gestion de leurs bénévoles et leur staff, les organisateurs se sont dotés cette année de la solution Recrewteer. La plateforme leur a permis un véritable gain de temps dans la gestion et le suivi de leur évènement grâce à des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et leurs attentes.
Notre mode de fonctionnement devenait dépassé au regard du nombre de bénévoles actifs sur l’ensemble du festival. Recrewteer nous a particulièrement séduits par sa structuration et sa facilité d’utilisation. Il y a une gestion intuitive dans le paramétrage des missions et des affectations. Le matching intelligent nous a permis d'éviter toute erreur et doublons. Nous attachons une importance particulière à la communication avec nos bénévoles. Le module mailing et SMS est très bien pensé pour des envois ciblés et personnalisés
Directeur général – Festival Woodstower
La connexion avec Weezevent
comme nouvel atout
La gestion de l’opérationnel et notamment le crédit repas fût également un atout indéniable pour les organisateurs grâce à la connectivité avec le système de cashless développé par Weezevent.
La connectivité avec Weezevent est également très positive pour nous. La gestion opérationnelle des repas et boissons via le cashless nous a facilité le travail. Nous connaissions en avance le nombre de repas à commander selon les journées grâce aux filtres édités dans la solution. Les bénévoles y avaient ensuite accès directement avec leur badge. Tout est programmé à l’avance. La solution s'est adaptée à nos besoins et reste très flexible. L’équipe de Recrewteer a toujours su répondre présente lors de nos différentes demandes. Je la recommande vraiment aux organisateurs de festivals pour leurs prochaines éditions.
Directeur général – Festival Woodstower