//retour d'expérience
Le festival Les Escales perfectionne la gestion de leurs bénévoles grâce à Recrewteer
Une édition anniversaire hors-norme. Pour sa 30ème édition, le festival Les Escales a fait le plein sur le port de Saint-Nazaire avec plus de 41.000 festivaliers réunis pour l’occasion. Pour ce rendez-vous spécial, les organisateurs avaient choisi de digitaliser la gestion de bénévoles et de staff en utilisant Recrewteer. Une solution qui leur a offert un vrai gain de temps et une proximité auprès de leurs volontaires.
41000
Festivaliers
255
bénévoles
30
éditions
3
jours de fêtes
Une édition anniversaire riche en succès
41.000 festivaliers et 3 jours de fête sous le soleil de l’Ouest. Le festival Les Escales ne pouvait pas rêver mieux pour célébrer ses 30 ans d’existence. Une programmation globe-trotter montée en partenariat avec 9 festivals du monde entier, un concert spécial 30 ans orchestré par 20Syl d’Hocus Pocus et des prestations remarquées des têtes d’affiche à l’image de Clara Luciani, Gaëtan Roussel ou Kungs. Il n’en fallait pas plus pour enflammer l’île du Petit Maroc de Saint-Nazaire.
Nous avons réuni 41.653 festivaliers pour ces 3 jours de fête. Les artistes invités ne tarissent pas d'éloges à l'égard de l'ambiance et de la qualité de notre public ! Pour tout ça, nous tenions à les remercier. Un grand merci également à nos 255 bénévoles qui ont œuvré pour que ces 30e Escales puissent voir le jour, et mettre en scène et en lumière le festival que nous avions imaginé !
Directeur technique – Festival Les Escales
Recrewteer, une solution en constante
évolution
Le festival est également entré dans une nouvelle dimension en modernisant son service de gestion des bénévoles. Les organisateurs ont choisi de profiter de la solution développée par Recrewteer pour cette édition 2022. La plateforme leur a ainsi offert un véritable gain de temps dans la gestion et le suivi de leur évènement grâce à des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et leurs attentes.
La solution aura été un vrai plus dans la gestion de nos bénévoles sur cette édition 2022. L’atout principal de la plateforme est qu’elle est spécialement conçue pour gérer des équipes. Nous avons pû réaliser une multitude de tâches sur un seul et même outil, allant de l'inscription à la répartition des équipes en passant par la communication et la planification. La solution étant en constante évolution, nous avons pu profiter des nouveautés au fil de notre utilisation
Directeur technique – Festival Les Escales
Maintenir et améliorer le contact avec les bénévoles grâce aux campagnes
Une utilisation idéale des nombreuses fonctionnalités qui aura permis au Festival Les Escales d’améliorer davantage l’expérience et la relation avec leurs bénévoles. Ces derniers en ont profité pour créer et préserver le lien avec leurs volontaires tout au long de l’organisation. De l’inscription jusqu’à la prise de mission sur le terrain, les bénévoles étaient connectés avec le staff grâce à des campagnes mail ou SMS ciblées. Les organisateurs ont également pu valider des inscriptions rapidement grâce à la simplicité de la solution.
Le lien avec nos bénévoles est essentiel dans notre organisation. Recrewteer nous a vraiment permis de maintenir et améliorer ce contact grâce à la possibilité d’envoyer des campagnes mails ou SMS personnalisées. Nous utilisons ces campagnes pour distribuer le maximum d’informations selon les types de postes et les bénévoles comme les plannings, les disponibilités, la gestion des compétences et les modifications de dernière minute. Par ailleurs, nous avons profité de la simplicité de la solution pour inscrire à la volée de nombreux bénévoles en marge de notre réunion d’information. L’outil est très pratique et accessible sur plusieurs supports.
Directeur technique – Festival Les Escales
L’application mobile sera un vrai gain de temps sur le terrain
Fort de cette première expérience, Les Escales ont pour ambition en 2023 d’améliorer une nouvelle fois leur utilisation et leur gestion grâce à Recrewteer et profiter des nouveautés à venir.
Nous repartons avec plaisir avec Recrewteer pour notre prochaine édition. Nous allons pouvoir nous servir de notre expérience acquise. Nous avons déjà identifié des axes d’amélioration notamment la gestion avec les responsables de postes. Il faudrait qu’ils s'imprègnent davantage de l’outil en amont de l’évènement. Nous sommes également impatients de découvrir l'application mobile. Ce sera un vrai gain de temps sur le terrain pour nos équipes.
Directeur technique – Festival Les Escales