Le guide de la coordination
des équipes bénévoles
La gestion des bénévoles lorsque l’on organise un événement sportif ou culturel est un travail complexe qui demande énormément de temps à l’organisateur.
Dans ce guide, nous avons rassemblé des conseils et des bonnes pratiques venant de divers organisateurs d’événements pour une gestion des bénévoles simple et efficace
📚 Sommaire
- Le bénévolat, une ressource pas comme les autres !
- Le B A-BA du bénévolat
- L’animation d’une communauté bénévole
- Diagnostic et cartographie
- Calendrier & retroplanning
- Logiciel de gestion de bénévoles
- Création du formulaire d’inscription : le nerf de la guerre !
- L’affectation et l'envoi des missions
- La formation et l’accueil sur site
- Et après
Le bénévolat, une ressource pas comme les autres !
En France, chaque année près de 4 millions de personnes se mobilisent pour être bénévoles dans l’organisation d’un événement ou sur un temps donné dans l’année. Qu’ils viennent par passion pour une pratique culturelle ou sportive ou pour rencontrer de nouvelles personnes, ces bénévoles donnent de leur temps pour un objectif commun : la réussite d’un événement !
Ce n’est pas parce qu’il s’agit d’un engagement personnel qu’il n’y a pas de cadre autour du bénévolat !
Quelques principes à ne pas oublier :
- Le bénévolat est un engagement choisi, cela implique que les personnes décident aussi dans quelle mesure elles souhaitent s’impliquer (quelques heures ou sur toute la durée de l’événement), sur quelles missions, etc.
- Il n’y a pas de lien de subordination entre l’organisation d’un événement et les bénévoles qu’il mobilise.
- Il ne peut pas y avoir de contrepartie financière au bénévolat ! Oui, cela peut sembler normal, mais il faut avoir en tête que le logement d’une personne ou tout autre don pouvant inciter l’implication des personnes au sein de votre organisation peut être considéré comme une contrepartie
L’animation d’une communauté bénévole
Les bénévoles de votre événement sont souvent les personnes les plus proches de votre public et parfois de vos invités, la bonne humeur de vos équipes bénévoles est donc un atout considérable pour la réussite de votre événement !
De plus n’oubliez pas que les bénévoles sont aussi vos prescripteurs : s’ils ont apprécié l’expérience, ils parleront de votre événement autour d’eux.
Il est donc important d’être disponible pour les personnes, donner du sens à leur implication et les valoriser dans leur engagement. Cela passe par une bonne organisation pour laisser de côté administratif de côté et passer du temps sur l’humain. Heureusement une bonne solution de coordination bénévole est déjà un vrai plus !
💡Conseils
L’idéal est d’avoir un espace sur le lieu de votre événement pour que les bénévoles puissent vous poser leurs questions et se retrouver. Pensez à prévoir une cafetière, des gâteaux et pourquoi pas des fauteuils !
Animez des moments de cohésion : des apéros en amont et/ou à la fin d’un événement sont très appréciés !
Mettez en avant votre communauté sur vos réseaux 📷🎥
Les étapes pour bien accueillir
vos bénévoles
Diagnostic et cartographie
La première chose à faire lorsque vous êtes en charge d’animer la communauté bénévole d’un événement c’est de rencontrer toutes les parties prenantes de l’organisation (services accueil, bar, sécurité, communication, etc.) pour recenser tous les besoins en volontaires de l’événement.
Calendrier & retroplanning
C’est ensuite le moment de vous atteler à la planification ! Prenez bien le temps de préparer vos différents outils, car cela vous fera gagner de l’énergie plus tard.
Une fois que vous connaissez le nombre de bénévoles nécessaire à la réussite de votre événement et les différentes missions qu’ils auront à réaliser vous pouvez commencer à dresser un calendrier de l’organisation bénévole :
- Lancement du formulaire d’inscription (et parfois date limite d’inscription)
- Réunion d’information des bénévoles et distribution des packs bénévoles
- Date d’envoi des affectations
- Dates des missions : en amont, pendant et après votre événement
- Fête de remerciement
En fonction de ce calendrier, vous pouvez définir un petit retroplanning pour commander à temps vos T-shirts bénévoles, réserver les espaces dont vous aurez besoin pour les réunions d’informations, prévoir les moyens de restauration des bénévoles, etc.
Vous pouvez à présent reporter les besoins que vous avez recensés auprès des différents services de votre événement et créer vos catégories/postes/créneaux.
Pour chaque mission vous indiquez :
- nom du poste
- catégorie associée (vous pouvez regrouper les postes par type de mission – exemple : Missions de préparation / Missions de transport / Accueil du public et contrôle d’accès)
- adresse
- description de la mission
- créneaux : date et heure de début et une date et heure de fin
nombre de bénévoles nécessaire pour mener à bien la mission
chef de poste
💡Conseils
Si vous aviez déjà utilisé la solution Recrewteer pour une édition précédente, vous pouvez dupliquer votre événement en modifiant les dates ! Ainsi, vous n’avez pas à recréer les postes. Attention à bien mettre à jour chaque poste en fonction des nouveautés de votre édition (horaires mis à jour, changement dans les besoins, nouveaux responsables, etc.)
Toutes les personnes qui ont déjà géré des équipes de bénévoles vous le diront, il s’agit de l’étape la plus importante ! Votre formulaire réunit toutes les informations relatives aux bénévoles (nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, etc.), leurs disponibilités et leurs souhaits de missions. En fonction de votre organisation, vous avez plusieurs possibilités de configuration de votre formulaire Pensez à bien poser toutes les questions dont vous aurez besoin par la suite : avez-vous le permis de conduire, quelle est votre taille de T-shirt, avez-vous un régime particulier ? Plus votre formulaire est précis, moins vous aurez à envoyer des mails à vos bénévoles pour leur redemander des informations.
💡Conseils
#1 N’hésitez pas à le tester auprès de vos collègues, amis, famille pour ne rien oublier.
#2 Vous pouvez intégrer une charte ou convention de bénévolat en téléchargement à la fin de votre formulaire d’inscription !
Vous avez déjà créé l’architecture de votre événement sur la solution de gestion de bénévoles et vous avez un bon nombre de bénévoles inscrits, c’est le moment de faire matcher les envies/disponibilités de vos bénévoles et les besoins de votre événement !
💡Conseils
Prévoyez d’envoyer les affectations quelques jours avant votre événement pour que vous ayez le temps de faire quelques modifications (il y a toujours des changements dans les disponibilités des bénévoles).
La formation et l’accueil sur site
Réunion d’information
Souvent, une réunion d’information ou de visite du site est prévue quelques jours avant l’événement. Traditionnellement c’est à ce moment que l’on distribue les packs bénévoles (T-shirts, accréditations ou autres). C’est aussi un temps convivial à l’occasion duquel vous rencontrez les nouveaux bénévoles, vous répondez aux questions, repérez les personnes qui souhaitent quelques changements de missions, etc. Pensez à prévoir des personnes pour vous aider à la distribution afin d’être disponibles pour échanger avec les bénévoles.
Sur le terrain
Ça y est, cela fait des semaines voire des mois que vous le préparez et votre événement démarre enfin ! En fonction de la nature de l’événement, vous allez sûrement passer une partie de vos journées à : accueillir et diriger les bénévoles sur leurs différentes missions, remplacer les absents, distribuer les tickets repas, passer sur les différents sites pour vérifier que tout se passe bien, assurer la tenue du bureau d’accueil bénévole, etc.
💡Conseils
La veille du jour J, envoyez un texto à toute l’équipe bénévole avec un lien vers leurs affectations, cela évitera les oublis !
Restez à l’écoute des bénévoles comme des équipes organisatrices, cela vous permettra d’anticiper certains besoins et de garder un esprit de cohésion.
N’hésitez pas à garder des traces de votre événement avec des photos, vidéos et/ou témoignages de bénévoles, cela permettra de communiquer sur l’expérience bénévole de votre événement et de donner envie à de nouvelles personnes de rejoindre l’équipe l’année suivante !
Et après…
🥂 La fête des bénévoles
Les bénévoles qui vous ont accompagnés ont donné du temps, de l’énergie et de la bonne humeur pour la réussite de votre événement, n’oubliez pas de les remercier ! Il est de coutume de prévoir une petite fête ou un pot pour clôturer leur participation et leur dire à l’année prochaine
Le bilan
Avant de partir vers de nouvelles aventures n’oubliez pas de faire un bilan : demandez aux bénévoles leur avis sur leur expérience bénévole et lister les points qui pourraient être améliorés l’année suivante, etc. N’oubliez pas d’y mentionner le nombre d’heures de bénévolat réalisées, elles pourront être valorisées sur le plan comptable Pensez aussi à préparer des attestations de bénévolat pour les personnes qui vous le demandent afin qu’elles puissent valoriser leur expérience dans leur CV ou auprès de leur école
Ce guide sur la gestion des bénévoles a été rédigé par :
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